Trước khi tiến hành hoạt động nhượng quyền thương mại, thương nhân dự kiến nhượng quyền phải đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại với cơ quan có thẩm quyền. Theo Nghị định 120/2011/NĐ-CP quy định bổ sung về các trường hợp không phải đăng ký nhượng quyền đó là nhượng quyền trong nước và nhượng quyền thương mại từ Việt Nam ra nước ngoài. Đối với các trường hợp không phải đăng ký nhượng quyền phải thực hiện chế độ báo cáo Sở Công Thương.
1. Hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại
Hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại được quy định tại Điều 19 Nghị định 35/2006/NĐ-CP và được hưỡng dẫn bởi mục II Thông tư 09/2006/TT-BTM, cụ thể hồ sơ đăng ký tại Bộ Công thương bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại theo mẫu MĐ-1 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;
- Bản giới thiệu về nhượng quyền thương mại theo mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp nhượng quyền thương mại từ Việt Nam ra nước ngoài; bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận trong trường hợp nhượng quyền thương mại từ nước ngoài vào Việt nam;
- Bản sao có công chứng văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài trong trường hợp có chuyển giao quyền sử dụng các đối tượng sở hữu công nghiệp đã được cấp văn bằng bảo hộ;
- Giấy tờ chứng minh sự chấp thuận về việc cho phép nhượng quyền lại của bên nhượng quyền ban đầu trong trường hợp thương nhân đăng ký hoạt động nhượng quyền là bên nhượng quyền thứ cấp;
Trong trường hợp giấy tờ được thể hiện bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt và được công chứng bởi cơ quan công chứng trong nước. Trường hợp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được thể hiện bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Thủ tục đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại
Bên dự kiến nhượng quyền thương mại có trách nhiệm đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Gửi hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định. Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại cơ quan đăng ký phải ghi giấy biên nhận.
Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại vào Sổ đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại và thông báo bằng văn bản cho thương nhân về việc đăng ký đó.
Trường hợp từ chối đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do từ chối.
Các thời hạn nêu tại khoản này không kể thời gian Bên dự kiến nhượng quyền sửa đổi, bổ sung hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại. Sau khi hết thời hạn quy định tại khoản này mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền từ chối việc đăng ký thì phải thông báo bằng văn bản cho Bên dự kiến nhượng quyền và nêu rõ lý do.
Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký ghi mã số đăng ký trong Sổ đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại theo hướng dẫn tại Thông tư 09/2006/TT-BTM.
Lưu ý: Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại của thương nhân, cơ quan đăng ký thu lệ phí đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Xóa đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại
Điều 22 Nghị định 35/2006/NĐ-CP quy định đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại của thương nhân bị xóa trong những trường hợp sau đây:
- Thương nhân kinh doanh nhượng quyền thương mại ngừng kinh doanh hoặc chuyển đổi ngành nghề kinh doanh;
- Thương nhân bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày xoá đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại của thương nhân, cơ quan đăng ký có trách nhiệm công bố công khai tại trụ sở cơ quan việc xoá đăng ký đồng thời cập nhật thông tin lên trang thông tin điện tử (website) của Bộ Công thương.