Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Thông thường quy trình lựa chọn nhà thầu gồm 05 bước chính: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; Tổ chức lựa chọn nhà thầu; Đánh giá hồ sơ dự thầu; Thương thảo hợp đồng; Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; Hoàn thiện và ký hợp đồng. Đối với từng hình thức lựa chọn nhà thầu khác nhau mà quy trình lựa chọn nhà thầu có thể thay đổi. Dưới đây là quy trình lựa chọn nhà thầu đối với từng hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định Luật Đấu thầu 2013.
1. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
- Lập hồ sơ mời thầu
- Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
- Mời thầu;
- Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu;
- Các nhà thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu;
- Mở thầu.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu
- Làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có);
- Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch (nếu có);
- Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật, hồ sơ đề xuất tài chính;
- Xếp hạng nhà thầu
Bước 4: Thương thảo hợp đồng
Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
Bước 6: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
2. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với chỉ định thầu được thực hiện như sau:
a) Đối với chỉ định thầu theo quy trình thông thường bao gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
- Lập hồ sơ yêu cầu;
- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu và xác định nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
- Hồ sơ yêu cầu được phát hành cho nhà thầu đã được xác định;
- Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu
- Việc đánh giá hồ sơ đề xuất phải được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ yêu cầu. Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;
- Nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây: Có hồ sơ đề xuất hợp lệ; có năng lực, kinh nghiệm và đề xuất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêu cầu; có giá đề nghị chỉ định thầu không vượt dự toán gói thầu được duyệt.
Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng;
b) Đối với chỉ định thầu theo quy trình rút gọn bao gồm các bước: chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu; thương thảo, hoàn thiện hợp đồng; trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; ký kết hợp đồng.
3. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với chào hàng cạnh tranh được thực hiện như sau:
a) Đối với chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường bao gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
- Lập hồ sơ yêu cầu;
- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
- Bên mời thầu đăng tải thông báo mời chào hàng theo quy định;
- Việc sửa đổi, làm rõ hồ sơ yêu cầu thực hiện theo quy định;
- Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất đến bên mời thầu bằng cách gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Mỗi nhà thầu chỉ được nộp một hồ sơ đề xuất.
- Bên mời thầu chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin trong hồ sơ đề xuất của từng nhà thầu. Ngay sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu tiến hành mở các hồ sơ đề xuất và lập biên bản mở thầu bao gồm các nội dung: Tên nhà thầu; giá chào; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất; giá trị, thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng và gửi văn bản này đến các nhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất
Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu;
Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng;
b) Đối với chào hàng cạnh tranh theo quy trình rút gọn bao gồm các bước: chuẩn bị và gửi yêu cầu báo giá cho nhà thầu; nhà thầu nộp báo giá; đánh giá các báo giá và thương thảo hợp đồng; trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
4. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với mua sắm trực tiếp được thực hiện như sau:
a) Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
b) Tổ chức lựa chọn nhà thầu;
c) Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu;
d) Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
đ) Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
5. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với tự thực hiện được thực hiện như sau:
a) Chuẩn bị phương án tự thực hiện và dự thảo hợp đồng;
b) Hoàn thiện phương án tự thực hiện và thương thảo, hoàn thiện hợp đồng;
c) Ký kết hợp đồng.