ĐẾM NGƯỢC THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG NGHỊ ĐỊNH 254/2026/NĐ-CP: NHỮNG THAY ĐỔI CỐT LÕI VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ VÀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Từ ngày 01/07/2026, khung pháp lý mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hợp đồng lao động điện tử chính thức đi vào vận hành đồng bộ trên phạm vi toàn quốc. Trong đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP) kết hợp cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC được đánh giá là bước ngoặt quan trọng nhằm chuẩn hóa dữ liệu tài chính và tối ưu hóa quản lý thuế.

Dưới đây là tổng hợp những điểm thay đổi trọng tâm mà cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người lao động cần nắm vững để chủ động tuân thủ.

I. Các thay đổi cốt lõi về hoá đơn điện tử & chứng từ điện tử

1. Bắt buộc áp dụng HĐĐT với Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm

• Quy định bắt buộc: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng hoặc phát sinh bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

• Mở rộng đối tượng đăng ký: Bổ sung cơ chế đăng ký tự nguyện cho các chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số ở nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

2. Điều chỉnh linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn

• Khoản tiền đặt cọc: Bên cung cấp dịch vụ chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc nếu khoản tiền này mang bản chất bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự.

• Giao dịch phát sinh ban đêm: Trường hợp người bán không có phần mềm xuất hóa đơn tự động, đơn hàng phát sinh vào giờ làm việc ban đêm được lùi thời điểm lập hóa đơn chậm nhất sang ngày làm việc tiếp theo.

• Mở rộng chu kỳ đối soát (trong vòng 7 ngày): Các ngành dịch vụ có số lượng giao dịch lớn (quảng cáo báo điện tử, công nghệ số, bảo hiểm, bảo vệ, vận tải công nghệ B2B…) được thực hiện đối soát dữ liệu và xuất hóa đơn chậm nhất không quá 07 ngày sau tháng phát sinh hoặc kết thúc kỳ quy ước.

• Gộp hóa đơn dịch vụ y tế: Cơ sở khám chữa bệnh được phép lập 01 hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày cho các dịch vụ y tế có phiếu thu tiền nếu bệnh nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn.

3. Chuẩn hóa nội dung và định dạng dữ liệu

• Định dạng XML bắt buộc: Hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng ngôn ngữ XML, bao gồm thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

• Hiển thị thông tin người mua: Khi bán hàng cho người tiêu dùng cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, mã số định danh, người bán không được để trống mà phải ghi rõ trên hóa đơn cụm từ “Bán cho người tiêu dùng”.

• Địa điểm kinh doanh phụ thuộc: Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu hoặc hộ kinh doanh có nhiều cửa hàng/địa điểm kinh doanh phải ghi rõ mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.

4. Thưởng tiền mặt cho người tiêu dùng tố giác vi phạm hóa đơn

• Lần đầu tiên, pháp luật quy định chính sách khen thưởng cho người tiêu dùng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về việc người bán không lập hoặc không giao hóa đơn điện tử.

• Mức thưởng lên tới 10% số tiền phạt hành chính (tối đa 10 triệu đồng/vụ việc) thông qua các kênh tiếp nhận như ứng dụng eTax Mobile, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi trực tiếp tới cơ quan thuế.

5. Khai tử hóa đơn giấy / đặt in

• Từ ngày 01/07/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in chưa sử dụng hết của cơ quan thuế, tổ chức, hộ kinh doanh hết giá trị sử dụng và bắt buộc phải tiêu hủy.

• Đối với biên lai giấy (tự in, đặt in), tổ chức được tiếp tục sử dụng đến hết 31/12/2026 và thực hiện tiêu hủy từ 01/01/2027 để chuyển sang biên lai điện tử.

II. Vận hành nền tảng hợp đồng lao động điện tử toàn quốc 

Song song với lĩnh vực thuế, lĩnh vực lao động cũng ghi nhận bước chuyển đổi số mạnh mẽ từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV:

• Chính thức vận hành Nền tảng dùng chung: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia chính thức đi vào hoạt động.

• Cấp mã định danh (ID) duy nhất: Mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi ký kết phải gửi về Nền tảng để cấp mã định danh ID duy nhất. Mã ID này giữ nguyên không đổi kể cả khi hợp đồng có sự thay đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

• Quản lý dữ liệu số tập trung: Cơ quan nhà nước dùng mã ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử, phục vụ tra cứu, lưu trữ và kết nối với các hệ thống dữ liệu liên quan.

III. Khuyến nghị hành động cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh 

• Rà soát quy trình phát hành hóa đơn: Cập nhật hệ thống phần mềm kế toán/bán hàng đáp ứng chuẩn dữ liệu XML, xử lý giao dịch ban đêm và thông tin “Bán cho người tiêu dùng”.

• Thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy: Kiểm kê lượng hóa đơn đặt in còn tồn để lập kế hoạch tiêu hủy theo đúng trình tự hướng dẫn trước mốc 01/07/2026.

• Sẵn sàng kết nối Nền tảng HĐLĐ điện tử: Chuẩn bị hạ tầng chữ ký số, ứng dụng VNeID và quy trình đồng bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng quốc gia