Có một cơ chế theo dõi việc thi hành án hành chính là rất cần thiết bởi tính đặc thù về đối tượng phải thi hành án của loại án này. Trong lĩnh vực hành chính không có một cơ quan thi hành án hành chính riêng biệt, mà Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công tác thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước. Vì vậy, Luật tố tụng hành chính 2010 đã bổ sung quy định về việc theo dõi việc thi hành án hành chính của cơ quan thi hành án dân sự. Theo đó, Điều 14 Nghị định 71/2016/NĐ-CP đã quy định cụ thể như sau:
1. Trình tự, thủ tục theo dõi việc thi hành án hành chính
Bước 1: Tiếp nhận bản án, quyết định của Tóa án
Cơ quan thi hành án dân sự cùng cấp với Tòa án đã xét xử sơ thẩm có trách nhiệm tiếp nhận bản án, quyết định của Tòa án về vụ án hành chính do Tòa án gửi.
Khi tiếp nhận bản án, quyết định, cơ quan thi hành án dân sự phải kiểm tra, vào sổ nhận bản án, quyết định. Sổ nhận bản án, quyết định phải ghi rõ số thứ tự; ngày, tháng, năm nhận bản án, quyết định; số, ngày, tháng, năm của bản án, quyết định và tên Tòa án ra bản án, quyết định; tên, địa chỉ của đương sự và tài liệu khác có liên quan. Việc giao, nhận trực tiếp bản án, quyết định phải có chữ ký của hai bên; trường hợp nhận được bản án, quyết định và tài liệu có liên quan bằng dịch vụ bưu chính thì cơ quan thi hành án dân sự phải thông báo bằng văn bản cho Tòa án đã gửi biết.
Bước 2: Thông báo về việc tự nguyện thi hành án
Khi nhận được bản án, quyết định của Tòa án, cơ quan thi hành án dân sự phân công Chấp hành viên thực hiện theo dõi việc thi hành án hành chính.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được bản án, quyết định của Tòa án, cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm ra văn bản thông báo về việc tự nguyện thi hành án gửi người phải thi hành án. Nội dung thông báo nêu rõ thời hạn tự nguyện, trách nhiệm tổ chức thi hành án, việc xử lý trách nhiệm nếu không chấp hành án.
Đối với bản án, quyết định của Tòa án quy định tại điểm e và điểm g khoản 1 Điều 311 Luật tố tụng hành chính thì phải ra ngay thông báo về việc tự nguyện thi hành án.
Bước 3: Buộc thi hành án
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định buộc thi hành án hành chính, Chấp hành viên được phân công theo dõi việc thi hành án phải làm việc với người phải thi hành án để yêu cầu thực hiện nghĩa vụ trong bản án, quyết định của Tòa án. Nội dung làm việc phải được lập thành biên bản.
2. Quyền của cơ quan thi hành án dân sự
Cơ quan thi hành án dân sự có quyền yêu cầu người được thi hành án, người phải thi hành án, thủ trưởng trực tiếp của người phải thi hành án cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan về quá trình và kết quả thi hành án.
Cơ quan thi hành án dân sự có văn bản kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xử lý trách nhiệm đối với người phải thi hành án chậm thi hành án, không chấp hành, chấp hành không đúng hoặc không đầy đủ nội dung bản án, quyết định của Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính và Nghị định này.
Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có quyền yêu cầu Tòa án đã ra bản án, quyết định giải thích bằng văn bản những điểm chưa rõ, đính chính sai sót trong bản án, quyết định để thi hành; kiến nghị người có thẩm quyền kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm hoặc tái thẩm đối với bản án, quyết định theo quy định của pháp luật.
3. Quản lý hồ sơ theo dõi việc thi hành án hành chính
Chấp hành viên được phân công có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi thi hành án hành chính; cập nhật và bổ sung đầy đủ các tài liệu vào hồ sơ vụ việc. Hồ sơ gồm:
- Bản án, quyết định của Tòa án;
- Văn bản thông báo về việc tự nguyện thi hành án;
- Thông báo kết quả thi hành án hành chính;
- Quyết định buộc thi hành án hành chính, nếu có;
- Các văn bản chỉ đạo của người đứng đầu cơ quan cấp trên trực tiếp của người phải thi hành án, nếu có;
- Quyết định xử lý trách nhiệm do chậm thi hành án, không chấp hành, chấp hành không đúng hoặc không đầy đủ nội dung bản án, quyết định của Tòa án, nếu có;
- Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ thi hành án hành chính phải thể hiện toàn bộ quá trình theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thi hành án hành chính và được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.