1. Thời điểm và địa điểm tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức thường niên mỗi năm một lần trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc theo quy định trong Điều lệ của công ty. Hội đồng quản trị có quyền quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường.

Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông

2.1 Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị có thể triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau:

a) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;

b) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty (sau đây gọi là "nhóm cổ đông 05%") trong các trường hợp:

+ Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;

+ Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

c) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;

d) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhóm cổ đông 05% hoặc Ban kiểm soát yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. Nếu không thực hiện thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

Trường hợp Hội đồng quản trị không thực hiện triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường theo yêu cầu thì trong 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát có quyền thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. Nếu Ban kiểm soát không thực hiện thì phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

Trường hợp Ban kiểm soát không thực hiện việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường nêu trên thì nhóm cổ đông 05% có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

2.2 Các công việc cần thực hiện khi triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (Hội đồng quản trị/ Ban kiểm soát/ cổ đông hoặc nhóm cổ đông 5%) phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Lập danh sách các cổ đông có quyền dự họp: Danh sách này được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp phải được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn. Danh sách này phải có các thông tin của cổ đông như sau:

+ Đối với cổ đông là cá nhân: Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý cá nhân, số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông.

+ Đối với cổ đông là tổ chức: Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông.

b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp: Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp. Nhóm cổ đông 05% có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Kiến nghị phải bằng văn bản và phải gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc.

d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

e) Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

f) Xác định thời gian và địa điểm họp;

g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo Danh sách đã lập;

Công việc khác phục vụ cuộc họp.