SIẾT CHẶT THANH TRA THUẾ & BẢO HIỂM XÃ HỘI 2026: “4 ĐIỂM MÙ TRONG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG KHIẾN DOANH NGHIỆP BỊ TRUY THU TỶ ĐỒNG”

Cơ quan Thuế và cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) đẩy mạnh cơ chế chia sẻ dữ liệu liên thông, áp dụng quản lý rủi ro và kiểm tra trực tuyến trên dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì thói quen cũ trong việc soạn thảo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) và hạch toán chi phí nhân sự. Việc thiếu cập nhật pháp lý dẫn đến nguy cơ bị truy thu tiền đóng BHXH, thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cùng các khoản tiền phạt khai thiếu, tiền chậm nộp lên tới hàng tỷ đồng:

1. Điểm mù 1: “Lách” đóng BHXH bằng Hợp đồng dịch vụ, Hợp đồng cộng tác viên hoặc thỏa thuận tự nguyện không đóng

• Thực trạng: Để tối ưu chi phí nhân công, nhiều doanh nghiệp ký Hợp đồng dịch vụ, Hợp đồng tư vấn hoặc Hợp đồng cộng tác viên với người làm việc thực tế hoặc đưa vào hợp đồng điều khoản “người lao động tự nguyện không tham gia BHXH”.

• Rủi ro pháp lý: Theo Điểm a Khoản 1 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

• Hậu quả: Hành vi cố tình ký sai loại hợp đồng để né tránh đăng ký BHXH bị coi là hành vi trốn đóng BHXH. Doanh nghiệp không chỉ bị bắt buộc đóng đủ số tiền trốn đóng mà còn phải nộp tiền chậm nộp/trốn đóng với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày trốn đóng, bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thậm chí đối mặt với nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

2. Điểm mù 2: Chia nhỏ tiền lương thành các khoản phụ cấp “giả tạo” nhằm giảm căn cứ đóng BHXH

• Thực trạng: Doanh nghiệp xây dựng mức lương chính rất thấp (chỉ bằng lương tối thiểu) và đẩy phần lớn thu nhập còn lại vào các khoản phụ cấp, hỗ trợ nhằm mục đích né bớt tiền đóng BHXH.

• Rủi ro pháp lý: Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc do người sử dụng lao động quyết định bao gồm: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

• Cơ chế thanh tra liên thông: Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định cơ quan BHXH được cơ quan Thuế cung cấp thông tin về chi phí tiền lương để tính thuế của doanh nghiệp. Khi rà soát dữ liệu liên thông, nếu phát hiện các khoản phụ cấp/hỗ trợ mang tính chất chi trả cố định, thường xuyên hằng tháng nhưng bị loại khỏi căn cứ đóng BHXH, doanh nghiệp sẽ bị quy vào hành vi đăng ký tiền lương đóng BHXH thấp hơn quy định và bị truy thu toàn bộ phần chênh lệch kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

3. Điểm mù 3: Chi phí tiền lương không thực chi hoặc thiếu chứng từ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

• Thực trạng: Trên HĐLĐ hoặc Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp có ghi nhận các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp nhưng thiếu chứng từ chi trả thực tế, không có chữ ký nhận của người lao động hoặc thiếu chứng từ thanh toán theo quy định.

• Rủi ro pháp lý: Theo Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025, khoản tiền lương, tiền công và các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ theo quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đồng thời, các khoản chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các trường hợp bắt buộc) cũng bị gạch khỏi chi phí hợp lý.

• Hậu quả: Việc bị loại chi phí tiền lương làm gia tăng thu nhập chịu thuế, khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN, bị phạt vi phạm hành chính từ 10% đến 20% trên số tiền thuế khai thiếu và phải nộp thêm tiền chậm nộp. Đáng chú ý, thời hiệu truy thu số tiền thuế thiếu/trốn có thể kéo dài đến 10 năm trở về trước kể từ ngày phát hiện vi phạm.

4. Điểm mù 4: Khấu trừ sai thuế TNCN đối với lao động ngắn hạn/thời vụ và sai sót về chứng từ khấu trừ thuế

• Thực trạng: Chi trả thu nhập cho lao động thời vụ, thử việc hoặc người không ký HĐLĐ nhưng doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn hoặc không lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy chuẩn.

• Rủi ro pháp lý: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế, cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (sử dụng chữ ký số) cho cá nhân khi có yêu cầu, đồng thời chịu trách nhiệm quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền hoặc tổng hợp kê khai đầy đủ.

• Hậu quả: Khi cơ quan Thuế thanh tra, việc không khấu trừ và không nộp thay số thuế TNCN của lao động thời vụ/ngắn hạn sẽ khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN nộp thay, bị xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp (mức phạt 10% – 20%), kèm theo tiền chậm nộp tính trên số thuế bị truy thu.

KIẾN NGHỊ CHO DOANH NGHIỆP KHI RÀ SOÁT HỒ SƠ PHÁP LÝ

1. Chuẩn hóa Hợp đồng lao động: Tăng cường rà soát các hợp đồng dịch vụ, hợp đồng tư vấn cá nhân. Nếu có yếu tố quản lý, điều hành và trả công thường xuyên, cần chuyển đổi ngay sang HĐLĐ để tuân thủ đúng Luật Bảo hiểm xa hội 2024.

2. Rà soát Thang bảng lương và Phụ cấp: Phân định rõ khoản phụ cấp mang tính chất trả thường xuyên (phải đóng BHXH) và các khoản phụ cấp không cố định theo quy định.

3. Hoàn thiện Hồ sơ chứng từ chi trả lương: Đảm bảo mọi khoản chi lương, thưởng đều được quy định trong HĐLĐ hoặc Quy chế tài chính, có chứng từ chi trả thực tế và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.

4. Cập nhật hệ thống Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Tuân thủ quy định về lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ quyết toán